necco Advent Calendar 2025の18日目の記事は、経理・アシスタントデザイナーの安達が担当します。
アシスタントデザイナーの仕事をするようになって、今年で３年目になります。
今年も多くのプロジェクトに参加する機会をいただき、自分のできなさと向き合いつつ、どうしたらもっと早く終わるか、もっとレビューの数を減らせるのだろうか…と考える日々でした。
そんななかで、気にしていたのが「周りの時間を奪わないために、タスクの共有を怠らない」ということでした。
お願いしたのに進捗が見えず、先輩メンバーに無駄な確認タスクを増やすことになったり、レビューが遅くなって進行が遅れたりする可能性があります。
今回は、日頃意識しているタスク共有の習慣について書いていきます。
タスク管理ツール「Asana」の活用
まずneccoでは、タスク管理ツール「Asana」を使っています。
Asanaは、マイタスクというページで自分に割り当てられているタスクを確認できます。週の初めには、１週間の割り当てられているタスクの画面をスクショして共有します。
タスク作成時、日付調整、完了時などは、社内のコミュニケーションツール「Slack」に共有され、他のメンバーも見ることができます。
社内では、期日が超えているタスクは「ゾンビタスク」と呼んでいます。ゾンビタスクは、毎日10時ごろにSlackに共有されます。タスクが溜まっているかを他メンバーも確認できる仕組みになっています。
タスク共有の仕組みについては、CEOの阿部さんをはじめ、CTOの佐藤さん、COOの夏井さんが考えてくれています。
習慣① 業務に取り掛かる前にスケジュールを立てる
neccoのアシスタントメンバーは必ず1日のスケジュール共有を行います。
アシスタント1年目のときはできていませんでした。バックオフィスやアシスタントデザイナーの仕事もしているので、今何をしているか周りに共有できておらず、タスクを振って大丈夫なのか伝えられていませんでした。
先輩メンバーからのご指摘もあり、状況把握のために現在は1日のスケジュール共有を行なっています。
そのため出社したら、一番に「Asana」と「Slack」を開き、1日のスケジュールを立て、デザインチームに共有します。出社から1日のスケジュール共有までの流れは、以下のとおりです。
- Asanaのタスク整理
- Slackを開き、通知や未読を確認
- 1日のスケジュールを立てる（下書き状態）
- 出社日報を書く
- 1日のスケジュールを共有
ここまでは、30分以内で終わらせるようにしています。できるだけ早く終わらせて業務に取り掛かりたいので、朝はいつも大急ぎでやっています。
スケジュールを共有するときは、どのタスクにどのくらいの時間をかけるかもなんとなく計算して、一緒に書いています。
習慣②とにかく上から進める
スケジュールが立てたら、あとは上から進めていきます。
目安時間も決めているので、頭の片隅に1時間でここのデザインを完成させようなど目標ができます。
時々時計を確認して、自分が想定した時間よりかかってしまいそうなときは、一旦スケジュールを見直します。
他に優先した方が良いタスクをした後に、戻ってくる予定に変更します。
Slackは自分のコメントを後から修正できます。
なので、完了したものは斜線を引いています。上から順に斜線が引いたものが並ぶと達成感があります。
習慣③終わっても終わらなくても共有
退勤の時間が近づいてきたら、共有した方がいいことはないか確認します。
例えば、3日後に提出とお願いされていたデザインがあったとき、ここまで進めました、という進捗を共有します。
周りのメンバーも状況を把握できるよう、進めた部分のスクショを撮って、共有することが多いです。
退勤時でなくても、何か作業がひと段落した時や時間がかかりそうな時など、定期的な共有を意識しています。
入社したばかりの時は、忘れてしまい迷惑をかけることもあったので、抱え込まないよう気をつけています。
習慣④優先度を考える時の主語はチーム
ついつい、自分が担当していることだけにフォーカスしがちですが、チームとして終わらせたいタスクは何かを考えて動いています。
臨機応変に対応ができるよう、Slackのやりとりをチェックして、それぞれのプロジェクトの進行状況の確認や、メンバーが何をしているのか知る意識をしています。
朝に1日のスケジュールを立ててはいますが、状況に応じて、どうしたらいいかを考えることが大事だと思います。
教えてもらう時間を減らせているか振り返る
どうしてもレビューや確認してもらうために、先輩デザイナーの方々に時間を使ってもらう場面が多くあります。その時間を減らせているかは、アシスタントとして振り返るべき項目のひとつかなと思います。
少し時間をとってしまったなと感じたら、反省して改善策を考えます。スムーズにできて、「助かった」「ありがとう」など言ってもらえた時は、よかったなとほっとして、次も同じように気をつけます。
まだまだ足りていない部分はありますが、先輩の時間を他の仕事に使ってもらうために、先回りして考えていきたいです。
neccoアドベントカレンダー2025のお知らせ
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
これはneccoアドベントカレンダー18日目の記事です！
neccoでは昨年に続き、2025年12月1日 〜 12月25日の期間中、アドベントカレンダー企画を実施しています。neccoメンバーの知見や一年の振り返り、そして多様な視点をみなさまにお届けすることで、わたしたちの制作への想いや取り組みを伝えていければと思っています。
明日の記事もおたのしみに！
