アドベントカレンダー11日目は安達が担当します。
私は、約5年間neccoで唯一のバックオフィスとして働いてます。
人数の少ない会社だと、「ひとりバックオフィス」はあるあるだと思いますが、実際に働いている人の記事は少なく、どんなことをするのか情報があまりありません。
会社によって業務内容は違うと思いますが、neccoでのお仕事や学生アルバイトから5年間続けて思うこと、大切にしていることを書いてみます。
自分と同じ立場にいる人やバックオフィスについて悩んでいる人の、なにか参考になればうれしいです。
neccoの会社情報
neccoは、企業の「根っこ」となるデザイン資産をつくる会社です。お客さまの事業の根っこを考え、資産として運用・活用できるようなデザインや言葉づくり、エンジニアリングを統合的にお手伝いしています。
2016年10月11日に創業し、現在は10期目の年に入りました。
15名のメンバーで日々お仕事をしています。オフィスは秋田と東京にあり、秋田が2名、東京が12名、また札幌でリモートワークが1名、育児休業中のメンバーが1名います。
さらに住んでいる場所や仕事のしやすさなどそれぞれの状況に合わせて柔軟に働き方をかえています。
職種比や勤務状況は、図版にまとめてみました。
ひとりバックオフィスの業務内容
neccoのバックオフィスは、おおまかに経理、人事労務、総務を担当しています。
給与計算や決算書類の作成など専門的な知識が必要な分野については税理士さんに依頼しています。
また、採用の連絡や面談はエンジニア、デザイナーメンバーが行なっていますが、それ以外の会社運営に関わることをしています。
ひとりだと業務の幅が広いのですが、他メンバーがクライアントワークに集中できるよう働きやすい体制を整えることが仕事です。
役所への提出が必要な手続きなどはわからないことが多いですが、困ったときは税理士さんにも聞きながら進めています。
経理
- クラウド会計ソフトに経費登録（毎月100件ほどあります）
- 社内共有用の売上管理シートの更新
- 住民税の支払い（毎月1回）
- 一部運用案件の請求書作成・送付
- お客さまとの契約書作成・送付
人事労務
- 残業時間の計算
- 有休取得日数の管理や取得の呼びかけ
- 社会保険・雇用保険の加入と解約手続き
- 雇用契約書の作成と送付
- 算定基礎届の提出（年に1回）
- 労働保険料の申告と支払い（年に1回）
- 年末調整の共有と回収（年に1回）
総務
- オフィスの備品管理
- PCやモニターなど電子機器の廃棄
- 健康診断の予約
５年間の振り返り
大学2年生の3月に経理アルバイトとして入社しました。そこから2年後に新卒で正社員として雇ってもらい、もうすぐ5年が経ちます。改めてアルバイトをはじめてから5年間を振り返ってみます。
アルバイト１年目
大学では商学部に所属していて、会計の授業を受けたり、簿記検定を受験していました。
大学2年の2月ごろ、サークルの先輩だったデザイナーのこゆきさんから、経理のアルバイトを募集の話を聞いて連絡をし、アルバイトをはじめました。
最初は週2、3日で4~6時間、会計ソフトfreeeにレシートを登録し、支出明細と紐づける作業をおこなっていました。
かなりの量が溜まっていたので、まずはひたすらにレシートを登録していました。
アルバイト２年目
経費レシートの登録も慣れてきて、溜まっていた量も減ってきました。
入社手続きや退社手続き、算定基礎届の提出、労働保険料の申告をするようになりました。
今でも思うのですが、役所への申請が必要な書類はとにかく書類の文字量が多いので、内容を理解するのが大変です。
2年目の時は、まだ慣れていなかったですし、手続きも初めてだったので全然頭に入ってこなかった記憶があります。
SmartHRの「手続きTo DO」機能にとても助けられました。
正社員１年目：アシスタントデザイナーとの掛け持ち
大学を卒業し、正社員になりました。
社会保険や雇用保険の入社手続きは自分で行ったのが、今でも不思議な気持ちです。
さらに、バックオフィスだけでなくアシスタントデザイナーの仕事もするようになりました。
入社ブログはこちらをご覧ください。
アシスタントデザイナーの業務もあり、必然的にタスクが増えるので、とにかく効率よくこなせるよう
- 繰り返すタスクはAsanaでルーティン登録する
- やり方をNotionにまとめる
を意識しました。
neccoで使用しているタスク管理ツールAsanaでは、入社時に必要な事務手続きをテンプレートタスク化しています。
他にも助成金の申請に挑戦しました。事前に準備する書類など沢山あったので、阿部さんや該当メンバーと連絡を取り進めていき、無事受理してもらえました。
neccoでは固定電話がなく、勤務中に電話がかかってくることがないのですが、役所手続きでは必ず確認の電話がかかってきます。助成金申請など提出物が多いものは書類不備もあるので、現時点では申請前で困った時はネットで調べず電話するが1番早いです。
正社員2年目：就労ビザの申請
1番大きな出来事は、フィンランド国籍のエンジニアであるサミさんの就労ビザ申請でした。
初めてのことで手続きに時間がかかるものだったので、わかりやすいように今何をしているのか確認できる図版を作りました。手順整理もできましたし、社内にもサミさんにも状況をスムーズに伝えられたので、やってよかったなと思います。
画像では勤務開始は5月の予定でしたが、審査期間が予定より多くかかり、8月から勤務を開始しました。調査から8ヶ月ほどかかりましたが、無事サミさんが日本に来れてうれしかったです。
正社員3年目：育児休業の申請、銀行口座開設
育児休暇に入るメンバーや、入社も多かったので、毎月人事労務の手続きをしていました。
大きな出来事としとは、銀行口座の開設を行いました。
役所手続きと一緒ですが、銀行口座開設もアナログなやり取りがとても多いです。書類の提出は窓口で、添付書類は紙のみでした。また、書類不備で受け取ってもらえず、3回も出直すことになり大変でした。準備から開設まで半年近くかかりましたが、無事口座が開設でき安心しました。
情報が少ないうえにアナログな手続きが多い
役所や銀行の手続きなど、紙での申請や添付書類が多いものは、準備に時間がかかります。
さらに、手続きのやり方について、ネット上に情報が少ないので、まずはやってみるしかありません。
調べたことや電話をかけて聞いたことをもとにまずはやってみる。その経験をNotionなどのドキュメントにまとめたり、手続きの流れをAsanaでテンプレートタスク化して改善を繰り返しています。
まだまだきれいにまとめられていないので、業務の隙間時間に改善していきたいです。
知識のないメンバーにもわかりやすく伝える
大抵のメンバーは事務手続きについて詳しくありません。
なので、知識がなくても理解できるように伝えることを大切にしています。
入社手続きや年末調整で書類提出を依頼する時は、現状文章での説明ばかりになってしまうので、わかりやすく提出書類や注意事項、流れを画像でまとめたいと思っています。
バックオフィスとして、売上に直接貢献できることは少ないですが、他メンバーが仕事に集中できる環境をつくることで間接的にサポートしていきたいです。
多様な働き方を尊重したい
人数の少ない会社ですが、国籍が違ったり、夜間の学校に通っていたり、子供がいたり、多様な状況の人を受け入れています。各々の状況がありながら、お互いに助け合い一緒に仕事をしていくCEOの阿部さん含め、社内メンバーの姿勢はいつもすてきだなと思います。
自分は大学生のとき、リクルートスーツを着て、みんな同じような格好をして説明会や面接に向かう就職活動が受け入れられませんでした。あのスーツの形が好きではなかったのもありますが、着ること自体にどうしても恥ずかしい気持ちがありました。
ありがたいことに阿部さんからお声がけいただき、neccoに就職を決めたので、あまりリクルートスーツを着る機会はありませんでした。しかし、今でもあの縛りを緩くできないのかと考えてしまいます。せめてジャケットの丈を短くしたり、スカートやパンツの形はバリエーションをだしたり、髪色は茶色でもいいかな？など。
周りと同じであることがよいとされる風潮について、バックオフィス側からすると管理が楽でありがたいと思います。ただ、個人としては自分が周りと違った時に、そのような環境だと受け入れてもらえないのではないかという不安があります。
最初は面倒だったり手間がかかるかもしれないですが、多様な働き方を受け入れられる体制をつくることで安心して働ける場所をつくっていきたいです。
neccoアドベントカレンダー2025のお知らせ
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
これはneccoアドベントカレンダー11日目の記事です！
neccoでは昨年に続き、2025年12月1日 〜 12月25日の期間中、アドベントカレンダー企画を実施しています。neccoメンバーの知見や一年の振り返り、そして多様な視点をみなさまにお届けすることで、わたしたちの制作への想いや取り組みを伝えていければと思っています。
明日の記事もおたのしみに！
